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長文は善意、即送は配慮——相手の時間を奪わない報告術。
「3行で今すぐ」。このルールだけで、既読スルーは消えた。
元社長の私は、朝イチの未返信DMにいつも胃が重かった。長文で“ちゃんと”伝えるほど返事は遅れる。逆に、要件を3行で即送すると、意思決定は驚くほど速くなる。
報告の目的は“情報の保存”ではなく、“次の一手”だと気づいた瞬間、チームの時短が始まった。
こんな人に読んでほしい
- 長文で送るほど返信が遅くなると感じている人
- 「確認お願いします」が習慣化し、判断が止まりがちな人
- 上司・顧客への報連相を速く、確実に回したい人
この記事で伝えたいこと
- “3行×即送”が受け手の負荷を最小にし、応答速度を上げること
- タグ/件名/フォーマットで「読む前にわかる」を作れること
- 速さは品質を落とすどころか、手戻り削減でむしろ上げること
1. “3行×即送”との出会いで変わったこと
私が最初に変えたのは「伝える量」ではなく、読む労力だった。ルールはシンプル——要件は3行で、発見から10分以内に送る。テンプレはこれだけ。
【件名】 [即報/要判断/FYI] + 内容キーワード（例：[要判断] 4社比較_見積A/B選定）
【本文3行】
1）今起きた事実（数字/時刻/影響）
2）選択肢 or 提案（最大2つ）
3）欲しいアクションと期限（誰が/いつまでに）
例：
1）本日11:00、A社から単価-8%の見積再提示（月▲12万円）。
2）B社据え置き。差はSLA応答4時間分のみ。
3）本日15:00までに A/Bどちらで合意するか判断ください。未回答ならAで進めます。
これだけで、返信までの平均時間は体感で半分以下になった。長文の「補足」はNotionや資料に逃がし、本文は“決めるための3行”に絞る。情報は長く、コミュニケーションは短く——この逆転が効いた。
2. 比べないことが教えてくれたもの
“良い報告”の定義は会社ごとに違う。私は他社の文例を真似るより、自社の受け手の癖に合わせた。具体策は3つ。
①タグの3種類化：[即報]は知っておいて、[要判断]は返事必須、[FYI]は既読のみ。受け手の“緊急度フィルター”を作る。
②可視化リンク：長文や根拠は1クリック先（Notion/Drive）。本文を短く、根拠は深く。
③デフォルト行動：期限まで返信が無い時の既定動作を明記（“黙認進行”）。意思決定の主体が迷子にならない。
比べないと決めてから、受け手の脳内プロセスを設計する発想に切り替わった。
3. それでも前に進む理由
「短い＝雑」ではない。短いほど、齟齬の発見が早くなる。早く出すから早く直せる。
私にとっての勝ちパターンは、初稿を10分で出し、残り時間で質を上げること。スピードは信用になる。既読スルーが消えたのは、技術ではなく姿勢の問題だった。
まとめ
- 本文は“決めるための3行”、詳細はリンクに逃がす
- タグ（即報/要判断/FYI）で脳内の優先順位を先回りする
- 期限とデフォルト行動を明記して、ボールを止めない
次回予告
vol.79『タスクは“1カード=1動詞”——終わらないToDoが回り出した』
次回は、終わらないToDoの正体を解剖。1カード=1動詞の分解ルールと、1日を“3つの完了”で締める設計について書きます。
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