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長文は安心をくれる。短文は決裁を連れてくる。
会議後の一通が、翌日のハンコを決める。
元社長の頃、丁寧な長文メールほど返信が遅れた。
逆に、要点だけの5行メールは、即レス→押印→着手まで一直線だった。決裁者に必要なのは情報ではなく、「今なにを押せばいいか」だけだ。
こんな人に読んでほしい
- 会議後のフォローが長文化し、返信が止まりがちな営業・企画担当
- 「ご確認ください」で終わるメールが習慣化している人
- 小規模事業で、決裁を翌日に持ち越さず動かしたい経営者
この記事で伝えたいこと
- 5行メール＝「結論・理由・条件・期限・次の一手」で押印を近づける
- 本文は5行固定、詳細は別紙/URLへ——“読む量”を減らす設計
- 明日から使える件名・本文テンプレと送信の時間帯
1. 5行メールとの出会いで変わったこと
以前の僕は、経緯→根拠→資料添付で1,000字。相手の仕事を増やしていた。
そこで、本文5行・箇条書き禁止・一文25字前後に固定。
返信は「○/×」「A/B」「日程」のいずれかで返せる形にした。結果、当日の押印が増えた。
件名テンプレ：【決める5行】Aプラン 本日17:00まで○/×だけ
本文テンプレ（5行固定）：
1）結論：Aプランで開始、初月△%削減／納期○/○
2）理由：既存運用は維持、切替は2時間×2回で完了
3）条件：価格□□、期間6ヶ月、一次対応は当社で受けます
4）期限：本日17:00までに「Aで進めてOKか」だけ○/×でご返信ください
5）次手：×ならB案に切替提案。要点1枚を添付しています2. 比べないメール作法——“うち流5行”だけを守る
他社の長文テンプレは真似しない。うち流は、迷わない設計に集中する。
・本文は5行固定（改行も5つまで）。
・1行＝1メッセージ（and/や、追記は禁止）。
・添付は要点1枚のみ（根拠はURL）。
・返信フォーマットを1行で指示（例：「○/×だけ」）。
・送信は昼（12:00–13:00）か夕方前（16:00–16:30）。
・未返信は+90分でワンリマインド（件名先頭に【再】、本文はそのまま）。
3. それでも前に進む理由
決裁者は忙しい。読む時間はないが、押す時間はある。
だから「読む量」を削り、「押す行為」を増やす。
5行メールは、相手の頭脳ではなく指を動かすための設計だ。
迷いを消し、選択肢を絞り、期限を置く——それだけで進む。
まとめ
- 件名で「決めるメール」と宣言し、本文は5行に固定
- 結論・理由・条件・期限・次の一手——返信は○/×/日程のいずれか
- 要点1枚添付・根拠はURL・時間帯は昼 or 夕方前・未返信は+90分で再送
次回予告
vol.106『“3分稟議テンプレ”——起案から承認まで一直線』
次回は、メール→稟議の最短化。A4片面の要点をそのまま稟議に貼れる“3分テンプレ”を公開します。
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